Déposer un dossier

Préparer ma demande de subvention

Vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne sur la plateforme Ma démarche FSE+. Il n’existe plus de version papier depuis 2014. Retrouvez notre manuel pas-à-pas pour déposer une demande de subvention ici.

Certains éléments ont été paramétrés de manière à prendre en compte des règles de gestion posées par la réglementation européenne (règlements (UE) n°1303/2013 et n°1304/2013 – réglementation relative aux aides d’État) ou nationale. Vous ne pourrez donc pas les modifier.

Au préalable à toute création de compte sur Ma démarche FSE+ nous vous conseillons de prendre contact avec le service gestion du FSE+ au sein de votre DREETS. Vous pouvez consulter les coordonnées de ce service dans notre rubrique Contacts.

Quand déposer une demande de subvention ?

Votre projet ne doit pas être achevé à la date de dépôt de la demande de financement. En effet, l’article 65-6 du règlement (UE) 1303/2013 prévoit qu’"une opération n'est pas retenue pour bénéficier du soutien des Fonds ESI si elle a été matériellement achevée ou totalement mise en œuvre avant que la demande de financement au titre du programme ne soit soumise par le bénéficiaire à l'autorité de gestion, que tous les paiements s'y rapportant aient ou non été effectués par le bénéficiaire." Par ailleurs, la durée totale de réalisation de votre projet en mode subvention ne peut pas excéder 36 mois.

Quelle va être la structure de mon plan de financement ?

Dès le stade de la demande, vous devrez préciser la structure de votre plan de financement. En effet, en fonction des catégories de dépenses présentées dans le plan de financement, certaines options de forfaitisation seront possibles (possibilité de prévoir un forfait pour certaines dépenses plutôt qu’une justification au réel).

Cependant, vous devrez présenter toutes vos dépenses directes au réel dans votre demande, même si le recours à un taux forfaitaire est possible. Dans le cadre du rapport d’instruction, le service gestionnaire devra, en effet, vérifier la pertinence du taux forfaitaire que vous avez choisi et il ne peut le faire qu’en ayant une connaissance complète de vos dépenses au réel.

Rappel sur les taux forfaitaires

Il est possible de calculer les montants de certaines catégories de dépenses en appliquant un taux forfaitaire à une ou plusieurs catégories de dépenses définies.

Les options de coûts simplifiés sont obligatoires pour les opérations dont le soutien public est inférieur à 50 000 €. En sont exonérées les opérations mises en œuvre exclusivement par voie de prestations. Ce seuil est analysé à titre prévisionnel. Une variation à la hausse ou à la baisse en cours d’exécution ne remet pas en cause les modalités de calcul des dépenses de l’opération.

Les recettes de votre opération

Les recettes générées par votre projet doivent être déduites du coût total éligible de l’opération conformément à l’article 65-8 du règlement (UE) 1303/2013, à l’exception notamment :

• des opérations soumises aux règles en matière d’aides d’État
• des opérations pour lesquelles le total des dépenses éligibles n’excède pas 50 000 €

Les ressources

Seules les ressources affectées à la réalisation du projet doivent être déclarées dans le plan de financement de l’opération. Celles-ci doivent couvrir le même périmètre physique et temporel que le projet pour lequel le cofinancement européen est sollicité.

Si les subventions couvrent un périmètre financier plus large que ce dernier, votre cofinanceur national doit identifier dans son attestation d’engagement le montant affecté à l’opération. À défaut vous devez indiquer le mode de calcul retenu pour la détermination du montant de la ressource affectée au projet, mode de calcul basé sur une clé physique (exemple : nombre de participants éligibles sur nombre de participants accueillis au global par la structure) hormis le cas de périmètres temporels clairement identifiables.

Comment le service gestionnaire examine-t-il la recevabilité de ma demande ?

Un dossier de demande de subvention est considéré complet lorsque l’ensemble des pièces du dossier sont présentes au moment du dépôt de la demande de financement.

Lors du dépôt d’une demande dans Ma démarche FSE+, un accusé de réception est généré pour le bénéficiaire attestant de la complétude du dossier et de sa transmission au service gestionnaire.

Le gestionnaire doit ensuite vérifier la recevabilité de la demande, c’est-à-dire s’assurer que les documents joints correspondent à leur définition.

Si un ou plusieurs documents ne sont pas recevables, une demande de complément vous est envoyée sous la forme d’un courrier électronique via Ma démarche FSE+.

Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut être engagée. À compter de la déclaration de recevabilité, la saisie des informations relatives aux participants dans Ma démarche FSE+ est possible.

Comment se passe l'instruction de ma demande de subvention ?

Toutes les demandes de financement déposées dans Ma démarche FSE+ et déclarées recevables sont instruites et présentées en comité de programmation.

L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement. Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande. Il est libre de vous demander tous les compléments ou corrections de la demande qu’il estime nécessaire.

L’analyse de votre demande est faite dans le rapport d’instruction de Ma démarche FSE+ et aboutit à un avis favorable ou défavorable.

Éligibilité temporelle

La période de réalisation du projet doit être couverte par le programme opérationnel et l’appel à projets. Une dépense est éligible si elle est acquittée par le porteur de projet entre le 1^er janvier 2014 et le 31 décembre 2023 pour le PON FSE+ ou à une date antérieure en fonction de l’appel à projets auquel vous répondez.

S’agissant du PO IEJ, les dépenses doivent avoir été acquittées entre le 1^er janvier 2014 et le 31 décembre 2023 ou à une date antérieure en fonction de l’appel à projets auquel vous répondez. Par ailleurs, la demande de financement doit être déposée avant la fin de réalisation de l’action conformément aux dispositions de l’article 65-6 du règlement UE 1303/2013.

Éligibilité géographique

Le service instructeur s’assure que la réalisation de votre projet est prévue sur un territoire respectant les critères d’éligibilité géographique définis dans les programmes opérationnels et dans les appels à projets, le cas échéant.

Éligibilité au regard du programme opérationnel et de l'appel à projets

Le gestionnaire s’assure que votre projet est bien éligible au regard des axes d’intervention du programme opérationnel et précise dans quelle mesure le projet s’inscrit dans les objectifs visés par le programme opérationnel et l’appel à projets.

Analyse qualitative du contenu du projet, des actions

Cette étape porte sur l’analyse de la description synthétique du projet dans laquelle il convient de rappeler les objectifs du projet, les principales actions, les résultats attendus ainsi que les publics ciblés.

Éligibilité des participants

Par participants, on entend les personnes bénéficiant directement d’une intervention du FSE +, qui peuvent être identifiées et auxquelles il est possible de demander des informations sur leurs caractéristiques et pour lesquelles des dépenses spécifiques sont réservées.

Dès l’instruction, vous devez vous assurer que les justificatifs que vous avez prévus sont recevables et en mesure d’être contrôlés. En effet, dès lors qu’un critère spécifique d’éligibilité a été fixé pour les participants, l’inéligibilité d’un ou plusieurs des participants a des conséquences sur l’ensemble des dépenses du projet et non exclusivement sur les dépenses liées à ces participants.

Respect des principes horizontaux

Trois principes horizontaux sont fixés pour la programmation 2014-2020 :

• développement durable (environnement)
• égalité des chances et non-discrimination
• égalité entre les femmes et les hommes

Pour chacun de ces principes, vous devez indiquer la façon dont ceux-ci sont pris en compte. Le gestionnaire apprécie ici la prise en compte acceptable des principes horizontaux mentionnés dans la demande.

La faisabilité de votre projet

Le gestionnaire va s’assurer de votre capacité à retracer les dépenses et les ressources liées au projet. Une analyse rapide de la situation financière de votre structure sera également effectuée à partir de 2 documents : le compte de résultat et le bilan.

Le gestionnaire va également évaluer la "proportionnalité des moyens" c’est-à-dire évaluer si vous disposez des moyens nécessaires pour répondre aux obligations liées à la gestion et au contrôle du projet.

De plus, le gestionnaire déterminera si vous avez pris ou non les dispositions nécessaires pour respecter les obligations de publicité et assurer le reporting sur les participants accueillis dans votre opération si tel est le cas.

Enfin, dans le cadre de la demande, vous devrez préciser les unités de mesure pour attester de la réalisation du projet. Il s’agira de déterminer à partir de quand vous considérez que l’objectif du projet est atteint. Par exemple : nombre de participants formés, nombre d’entretiens conduits par personne accompagnée…

Le gestionnaire s’assurera que ces unités de mesure sont pertinentes pour quantifier le budget prévisionnel de l’opération et en suivre son exécution.

Dans cette partie, le gestionnaire vérifiera si les procédures d’achat sont respectées lorsque le projet implique l’achat de fournitures et/ou services déclarés au réel.

Au-dessus des seuils de procédures (adaptées ou formalisées) prévues par le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, le gestionnaire s’assurera du respect des règles de mise en concurrence prévues par les textes. Les vérifications portent sur la mise en concurrence, les moyens de publicité, la sélection de l’offre et sa publication¹.

Pour les marchés d'une valeur inférieure à 25 000 € HT², il conviendra d’appliquer les modalités de mise en concurrence utilisées par les institutions européennes dans le cadre de la passation des marchés publics européens de faible valeur³.

Les bénéficiaires qui ne sont pas soumis au Code des marchés publics ou à l’ordonnance n°2005/649 du 6 juin 2005 ou à l’ordonnance n°2015/899 du 23 juillet 2015 appliquent également ces modalités de mise en concurrence pour leurs achats de bien ou service dès lors que les crédits FSE/IEJ sont des fonds publics et doivent à ce titre respecter les principes de bonne et saine gestion financière.

L'analyse du plan de financement

Le gestionnaire analysera toutes les dépenses et ressources valorisées dans le plan de financement prévisionnel. À l’issue de l’instruction, le plan de financement validé par le gestionnaire sera annexé à la convention.

Toutes les dépenses déclarées au réel seront contrôlées lors du service fait. Dès l’instruction, le gestionnaire peut demander au porteur de projet de détailler la nature des pièces justificatives prévues pour attester de l’ensemble des dépenses valorisées dans le plan de financement en vue de vérifier le caractère probant des pièces justificatives proposées.

La vérification de l'absence de double financement

À partir de votre numéro SIRET, Ma démarche FSE+ recense toutes les opérations que vous avez déjà déposées au sein de Ma démarche FSE+. Le service gestionnaire vérifiera systématiquement sur cette base qu’une même dépense n’est pas valorisée dans des projets différents.

L'avis du service instructeur et la validation du rapport d'instruction

À l’issue de ses vérifications, le service gestionnaire émet un avis, favorable ou défavorable, sur votre demande avant passage en comité de programmation de votre demande.

(1) Article 104 du décret du 25 mars 2016
(2) Seuil fixé par le décret n° 2015-1163 du 17 septembre 2015 modifiant certains seuils relatifs aux marchés publics
(3) Article 137 du règlement délégué (UE) n°1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n°966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union.