Suivi et gestion d'un dossier

Retrouvez les grandes étapes de gestion de votre dossier.

Comment se passe la programmation de ma demande ?

La sélection des opérations FSE+ est effectuée par un comité de programmation régional. Elle s’opère sur la base de l’avis rendu par le service gestionnaire à l’issue de l’étape d’instruction.

L’ensemble des demandes recevables est examiné par le comité de programmation afin d’assurer une transparence dans la sélection des projets. Le fonctionnement (composition, organisation, missions, délais…) de chaque comité de programmation régional est défini dans son règlement intérieur.

Pour votre dossier FSE+, le comité rendra l’un des avis suivants :

  • Favorable : le comité de programmation estime que votre opération peut être programmée en l’état et que la convention peut être établie sur la base du rapport d’instruction validé.
  • Défavorable : votre opération est refusée de façon définitive.
  • Ajourné : le comité de programmation estime que votre opération ne peut pas être programmée en l’état et demande des informations complémentaires.

Pour information, une fois les avis du comité saisis dans le suivi de gestion dématérialisé Ma démarche FSE+, les opérations inscrites à l’ordre du jour1 changent définitivement de statut (programmé, refusé). Si votre opération a été ajournée sur avis du comité, le gestionnaire pourra vous demander d’amender ou compléter votre demande de financement.

(1) Opérations pour lesquelles le comité a rendu un avis uniquement.

Comprendre comment la convention est établie avec le FSE +

Toute demande de subvention programmée par le comité de programmation donne lieu à l’établissement d’une convention à partir du modèle en vigueur dans Ma démarche FSE+.

La convention intègre en annexe l’ensemble des éléments techniques et financiers caractérisant votre opération, tels que définis à l’issue du travail d’instruction et retenus après sélection par le comité de programmation.

Votre convention sera éditée par Ma démarche FSE+.

Au stade du conventionnement, le gestionnaire, en accord avec vous, fixera le nombre et la périodicité des bilans à produire. Ces éléments dépendent de la durée de réalisation de votre opération et respectent les conditions minimales suivantes :

  • opérations de 12 mois : 1 bilan final
  • opérations de 12 à 24 mois : 1 bilan final
  • opérations de 24 à 36 mois : 1 bilan intermédiaire et 1 bilan final

Il est possible de prévoir des bilans intermédiaires obligatoires supplémentaires. Le nombre et les dates de remise de ces bilans intermédiaires tiennent compte :

  • de votre capacité à faire l’avance de trésorerie
  • des capacités de traitement par le service gestionnaire étant donné la nécessité posée par l’article 132 pour assurer un remboursement dans les délais réglementaires
  • de vos dates de disponibilité des justificatifs comptables (exemple : compte de résultats, attestation du commissaire aux comptes, etc.)
  • des impératifs de déclaration de dépenses à la Commission européenne

Tous les bilans prévus dans la convention ont une date butoir fixée par le service gestionnaire en accord avec vous. Cette date de dépôt pourra être reportée dans Ma démarche FSE+, si cette demande est justifiée.

Une fois finalisées, les pièces constitutives de la convention vous seront envoyées. La date d’effet de la convention est la date du courrier de notification de la convention signée par les 2 parties.

Une demande d’avenant peut être faite à votre initiative ou de celle du gestionnaire dans la limite des 9 mois suivants la fin de la période de réalisation fixée dans la convention.

La passation d’un avenant n’est pas possible lorsqu’un bilan ou un contrôle de service fait sur l’opération est en création dans Ma démarche FSE+.

Vous vous engagerez à informer le service gestionnaire de toute modification qui pourrait intervenir en cours d’exécution de l’opération, portant sur ses objectifs ou ses caractéristiques techniques et financières telles que définies dans la convention et ses annexes.

Il n’est pas possible d’introduire des modifications à la convention ayant pour effet de remettre en cause :

  • l’objet et la finalité de l’opération
  • le taux de forfaitisation des dépenses directes et indirectes
  • le mode de calcul de l’ensemble des dépenses conventionnées par le changement de l’option de coûts simplifiés utilisée pour le calcul des dépenses
  • le recours à une option de coûts simplifiés pour les opérations dont le montant de soutien public conventionné est inférieur à 100 000 €

Si les modifications introduites affectent l’équilibre ou les conditions d’exécution de l’opération, un avenant doit être établi à l’initiative du service gestionnaire ou sur votre demande formelle et soumis au comité de programmation.

On entend par modifications affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet :

  • l’introduction d’une ou plusieurs nouvelle(s) action(s)
  • l’introduction de nouveaux postes de dépenses
  • l’introduction de ressources non conventionnées
  • l’augmentation du montant FSE + total ou du taux de cofinancement FSE + prévisionnels pour l’ensemble de l’opération
  • l’augmentation du coût total éligible de l’opération constatée sur un bilan intermédiaire
  • la prolongation de la période de réalisation de l’opération
  • la modification de la nature de la clé de répartition physique pour les dépenses indirectes prévue, hors application du régime de forfaitisation
  • le changement du mode de calcul de postes de dépenses conventionnés non couverts par un taux forfaitaire au sens de l’article 67.1 d) du règlement (UE) n°1303/2013
  • la modification des modalités de versement de la subvention FSE+ fixées dans la convention

Dans le cadre d’un avenant, il est possible de modifier le nombre et la périodicité des bilans intermédiaires obligatoires.

Pour une opération dont la durée de réalisation est supérieure à 24 mois et inférieure ou égale à 36 mois, l’avenant ne peut avoir pour effet de supprimer l’ensemble des bilans intermédiaires pour ne conserver qu’un seul bilan final sur l’opération.

Peut également donner lieu à la conclusion d’un avenant une variation du coût total éligible prévisionnel annuel de plus de 30 % dans la limite du coût total éligible conventionné. Une variation du coût total éligible prévisionnel annuel de moins de 30 % dans la limite du coût total éligible conventionné ne donne pas lieu à la conclusion d’un avenant.

Dans le cadre d’un avenant, la modification du plan de financement d’une opération ne peut conduire à diminuer les dépenses ou ressources déjà déclarées dans les bilans déposés sur l’opération. En outre, il n’est pas autorisé de supprimer des postes de dépenses qui ont été initialement conventionnés si des dépenses relatives à ce poste ont déjà été déclarées dans un bilan.

L’introduction d’un avenant affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet ne peut intervenir qu’avant production du bilan final de l’opération.

La modification de vos coordonnées bancaires fait l’objet d’une information écrite du bénéficiaire au service gestionnaire sans qu’il y ait lieu d’établir un avenant pour ce seul motif.

L’ensemble des modifications portant sur vos données d’identification (SIRET, adresse, nom du représentant légal, etc.) seront dans tous les cas reportées dans la fiche organisme de Ma démarche FSE+ par le service gestionnaire.

Ces modifications, y compris celles ayant trait aux coordonnées bancaires, seront reprises dans tout avenant établi postérieurement dans Ma démarche FSE+ pour des demandes de modifications substantielles évoquées supra.

Le FSE et les contrôles

Il existe différents types de contrôle :

  • Un contrôle de service fait, réalisé par les gestionnaires de votre convention FSE+ avant paiement du FSE
  • les visites sur place (dans le cadre du contrôle de service fait)
  • l’ "audit d’opération" par les organismes mandatés par l’autorité d’audit national des fonds européens (CICC - Commission interministérielle de coordination des contrôles)
  • les audits menés par les instances européennes (Commission et Cour des comptes européennes)

Le contrôle de service fait

Le contrôle de service fait est la vérification administrative, physique et comptable d’un bilan d’exécution produit par un bénéficiaire à l’appui de sa demande de paiement au titre d’une opération cofinancée. Il a pour finalité de déterminer le montant FSE dû au bénéficiaire après examen des dépenses déclarées dans le bilan d’exécution.

Les travaux de contrôle de service fait commencent dès réception d’un bilan recevable c'est-à-dire signé par la personne ayant capacité à engager votre structure. Le gestionnaire peut, à tout moment et jusqu’à la validation du formulaire de contrôle de service fait, vous demander d’effectuer des modifications ponctuelles sur votre bilan. Ces demandes de modifications doivent être limitées et restreintes au cas d’erreur manifeste dans le renseignement du bilan et bloquant la réalisation du contrôle de service fait. En effet, dans le cadre du contrôle de service fait, le gestionnaire est dans une logique de contrôle et vous pouvez présenter plusieurs versions de votre bilan, comme vous l’avez fait pour la demande de subvention.

Le gestionnaire vérifie la correcte application de la convention individuelle et de ses annexes. Le cas échéant, il prend en compte les constats et suites données aux visites sur place, réalisées en cours d’exécution de l’opération.

Toute opération de contrôle de service fait donne lieu à la production d’un rapport de contrôle de service fait circonstancié listant les différentes vérifications opérées et les résultats obtenus à chaque étape du contrôle. Le rapport indique les montants retenus en dépenses et en ressources au terme du contrôle. Le cas échéant, il fait apparaître les montants écartés et les motifs de la correction.

Si le montant FSE+ retenu avant la période contradictoire est inférieur au montant demandé dans le bilan, vous serez invité(e) à apporter, avant l’échéance fixée, tout élément d’information complémentaire de nature à modifier l’appréciation du gestionnaire.

Le service gestionnaire vous notifiera les résultats du contrôle. Cette notification prend la forme d’un avis motivé, exposant le cas échéant les rectifications opérées par rapport au bilan, leurs motifs et leur incidence sur le calcul de la participation FSE+ due. Les conséquences d’une absence de réponse de la part du bénéficiaire y sont clairement exposées.

Une période contradictoire d’un mois maximum commence à la date de notification des conclusions intermédiaires.

En l’absence d’observation de votre part pendant la période contradictoire ou après modification du montant de l’aide FSE retenue sur la base des éléments complémentaires apportés par le bénéficiaire, le gestionnaire vous notifiera les conclusions finales du contrôle de service fait.

Les conclusions du contrôle de service fait notifiées au porteur de projet mentionnent explicitement les motifs de rejet de dépenses, le mode de liquidation du FSE + ainsi que les voies et délais de recours.

Les visites sur place (dans le cadre du contrôle de service fait)

Les vérifications sur pièces justificatives dans le cadre du contrôle de service fait ne permettent pas à elles seules de garantir l'éligibilité des dépenses déclarées et la réalité des actions. Pour une part significative des opérations cofinancées, le service gestionnaire de votre dossier FSE+ réalisera des visites sur place en cours d’exécution de l’opération.

Elles ont pour objet de vérifier :

  • la réalité physique de l’opération lorsque la nature de l’opération s’y prête (présence des stagiaires lors de la visite sur place, etc.)
  • le bon déroulement de l’opération cofinancée au regard des termes de la convention
  • le respect de l'obligation de publicité liée au financement communautaire
  • la régularité des conditions de suivi de l’opération et d’archivage des pièces justificatives. Cet examen permet d’identifier tout écart significatif par rapport aux annexes technique et financière de la convention.

À l’issue de chaque visite sur place, le gestionnaire est tenu d’établir un rapport de visite2 formalisant les conclusions de la visite, les écarts constatés et les suites à donner le cas échéant. L’original du rapport est conservé dans le dossier de gestion afférent à l’opération.

En règle générale, le gestionnaire vous informe de sa venue mais les visites sur place peuvent également être menées de manière inopinée.

Une visite sur place peut conduire à 3 types d’avis : conformité, non-conformité, conformité sous réserve de la mise en place de mesures correctives.

Le rapport de visite sur place précise l’avis formulé. Les conclusions de la visite vous sont notifiées. En cas d'avis de non-conformité ou de conformité sous réserve, le gestionnaire s'assurera de votre prise en compte de chacune des corrections demandées suite à la visite.

Un avis de non-conformité est rendu si le gestionnaire n’a pu trouver sur place les éléments permettant de rendre compte des conditions d’exécution de la convention ou s’il a constaté sur place des écarts qui peuvent conclure à un défaut d’exécution du projet conventionné. Dans ce cas, il peut être procédé à la résiliation totale ou partielle de la convention octroyant la subvention FSE+.

Cette résiliation est effectuée selon les modalités prévues dans la convention.
Un avis de conformité sous réserve de la mise en place de mesures correctives est rendu lorsque le gestionnaire a relevé :

  • des écarts significatifs entre l’opération conventionnée et l’opération réalisée
  • ou un non-respect partiel des obligations conventionnelles (publicité, suivi des temps d’activité, etc.) susceptibles d’être corrigés avant le terme de l’opération. Selon les modalités prévues dans la convention, ces modifications peuvent nécessiter un nouvel examen en comité de programmation et la conclusion d’un avenant (par exemple, introduction d’un nouveau poste de dépenses).

(2) Sur la base du modèle de rapport en vigueur diffusé par la DGEFP et téléchargeable sur Ma démarche FSE+.

L’audit d’opération

Les audits d’opérations FSE+ ont pour objectifs :

  • de vérifier le bien-fondé des dépenses des bénéficiaires déclarées à la Commission Européenne, en ce qui concerne notamment leur réalité et leur éligibilité au regard des règles nationales et communautaires
  • de vérifier la fiabilité des systèmes de gestion des autorités de gestion ou autorités de gestion déléguées et des organismes intermédiaires au regard des exigences d’une piste d’audit suffisante

Ces contrôles d’opérations sont parfois mal compris ou mal acceptés par les bénéficiaires. Ils interviennent après le contrôle de service systématique effectué par le service gestionnaire.

Qui établit la liste des audits d’opérations annuelle ?

La liste des audits d’opération est fixée chaque année par la CICC dans le cadre d’un échantillonnage statistique aléatoire.

La méthodologie (contrôle du service instructeur ayant attribué les fonds communautaires et contrôle du bénéficiaire) et les calendriers de réalisation de ces contrôles très resserrés sont déterminés par la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC), dans le cadre de sa stratégie d’audit en fonction des impératifs de la réglementation européenne.

La superposition de ces différents niveaux de contrôles si elle est parfois mal vécue par les porteurs de projets vise toutefois à contenir le taux d’erreur en deçà d’une limite fixée, selon les normes d’audit adoptées par les instances européennes, à 2 % des dépenses déclarées et à prévenir toute suspension des paiements européens sur les programmes cofinancés.

Les résultats de ces contrôles sont un des éléments essentiels permettant à l’autorité d’audit, confiée à la CICC, de se prononcer sur l’assurance du fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle. En rythme annuel, de 10 à 20 % des dépenses déclarées à la Commission européenne sont ainsi contrôlés.

Déposer son bilan et la demande de paiement

Le dépôt du bilan d’exécution déclenche le processus de paiement de la subvention, subordonné aux conclusions du contrôle de service fait. Il est totalement dématérialisé et s’effectue sur la plateforme Ma démarche FSE+.

Le dépôt du bilan d’exécution doit vous permettre de retranscrire fidèlement l’exécution de l’opération conventionnée à la date du bilan :

  • tous les résultats atteints dans le cadre de l’exécution de son opération
  • les dépenses réalisées
  • l’ensemble des financements perçus pour atteindre les objectifs prévus dans la convention

Les différents types de bilans

2 types de bilans peuvent être déposés :

  1. le bilan intermédiaire obligatoire défini dans la convention
  2. le bilan final défini dans la convention qui est exigible au plus tard 6 mois après la fin de réalisation de l’opération

Vos obligations minimales de remise de bilans

  • opération de 12 mois maximum : 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération
  • opération de plus de 12 mois et inférieur ou égale à 24 mois : 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération
  • opération de plus de 24 mois et inférieur ou égale à 36 mois : 1 bilan intermédiaire obligatoire + 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération

Aucun bilan ne peut être déposé après la date limite fixée par la convention. Vous conservez toutefois la possibilité de demander au gestionnaire un report de la date de remise du bilan via Ma démarche FSE+. Cette demande de report doit être validée par le gestionnaire.

Dans le cadre de la programmation 2014-2020, le système des tranches fixes basées sur des années civiles n’est plus en vigueur. Le bilan couvre les dépenses acquittées jusqu’à la date de dépôt dudit bilan.

Vous êtes tenu(e) de justifier, pour chacune des actions conventionnées, le niveau de réalisation à la date du bilan et d’indiquer les modalités de mise en œuvre des actions.

Pour les opérations avec des publics participants, Ma démarche FSE+ génère la liste des nouveaux participants qui est annexée au bilan. Celle-ci sert de base aux vérifications portant sur l’éligibilité des participants. Le contrôle de l’éligibilité est mené au regard du programme national, de l’appel à projets ou de l’objet de la convention, le cas échéant.

Tous les justificatifs de l’éligibilité des participants sont téléchargés dans Ma démarche FSE+ si la population des participants est inférieure ou égale à 30. Lorsque que celle-ci est supérieure à 30, les pièces justificatives seront demandées par le gestionnaire à l’issue de l’échantillonnage qu’il aura mené.

Vous êtes tenu de justifier les modalités de mise en œuvre de la publicité et joindre au bilan les justificatifs afférents.

Seules les dépenses acquittées, à l’exception des dépenses en nature, peuvent être déclarées au bilan. L’acquittement est justifié dans les conditions fixées par le décret du 21 avril 2022 relatif à l’éligibilité des dépenses cofinancées par les fonds européens. Pour les programmes nationaux "Emploi, Inclusion, Jeunesse et Compétences", une attestation d’acquittement ne peut être valablement produite que si elle émane, pour les structures privées, d’un commissaire aux comptes dans le cadre d’une procédure spécifique et non pas dans sa mission générale de certification des comptes, et pour les structures publiques d’un comptable public. Les pièces justificatives sont téléchargées dans Ma démarche FSE+ si les lignes de dépenses sont inférieures ou égales à 30. Au-delà, vous êtes autorisé(e) à renseigner une ligne de dépense de synthèse par sous-poste, et vous téléchargerez à l’appui la liste comprenant le détail des dépenses qui la compose.

Seules sont éligibles les dépenses relevant de postes conventionnés. Au sein d’un poste conventionné, il est toutefois possible de déclarer des lignes de dépenses non prévues dans le budget prévisionnel.

Les dépenses déclarées ne sont pas plafonnées au montant conventionné. De même, seules les ressources externes nationales encaissées à la date du bilan doivent être déclarées. Pour les ressources non exclusivement dédiées à l’opération, une clé de répartition physique est utilisée pour imputer dans le bilan une part de la ressource à l’opération. Cette clé est appliquée au mandat pour isoler la part du montant encaissé affecté à l’opération.

Si les dépenses réalisées à la date du bilan sont supérieures au montant de ressources encaissées à la même date, le bilan est équilibré par le montant UE maximal dû (dépenses - ressources dans la limite du montant et du taux conventionné) et par un montant d’autofinancement calculé automatiquement si besoin. Les dépenses étant réalisées, l’autofinancement matérialise l’avance de trésorerie qui vous a été faite le cas échéant.

Si les ressources encaissées à la date du bilan sont supérieures aux dépenses réalisées, les ressources excédentaires sont mises en réserve pour comptabilisation dans un bilan ultérieur.

Le paiement de l’aide FSE

Le paiement de l’aide FSE peut faire l’objet d’une avance, d’acomptes ou d’un solde. Les modalités de paiement sont définies lors de l’instruction de votre demande de financement et sont inscrites dans votre convention FSE. 

Les paiements relatifs au versement de l’aide européenne et des cofinancements nationaux font l’objet d’un suivi dans le dossier de l’opération.

Comment se passe l’archivage de mon dossier ?

L’archivage consiste à conserver, dans un dossier unique regroupant tous les documents liés au projet bénéficiaire du Fonds social européen.

L’obligation de mettre à disposition les pièces justificatives de votre projet est maintenue longtemps après la fin de votre action.

Le principe d’un dossier unique

Toutes les étapes de vie du dossier doivent être conservées dans un dossier unique. Vous devez stocker l’ensemble des pièces de votre dossier FSE + soit sous forme d’originaux ou d’originaux certifiés conformes, soit sur des supports de données contenant les versions électroniques des documents. L’ensemble des pièces ayant fait l’objet d’un contrôle par l’une des autorités intervenant dans la gestion du FSE+ (gestion, certification ou audit) sont sauvegardées dans Ma démarche FSE+. En cas de recours à l’échantillonnage, seules les pièces demandées par le service gestionnaire font l’objet d’un archivage électronique.

Le point sur la durée d’archivage

Conformément aux dispositions de l’article 82 du règlement (UE) n°2021/1060, sans préjudice des règles régissant les aides d’État, les pièces relatives aux opérations cofinancées par le FSE+ doivent être disponibles pendant une période de 5 ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle le service gestionnaire du FSE+ vous a versé le dernier paiement relatif à votre convention.

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