Découvrez TISSER : des outils pour la transmission de savoir-faire

Qu’est ce que la plateforme en ligne TISSER ? En quoi consiste le projet ?

Carol Bokobza-Lussato

TISSER c’est un kit d’outils, certes, mais c’est surtout une démarche à mettre en place pour répondre à un besoin identifié : la problématique de la perte de compétences et de savoirs stratégiques au sein des entreprises de transport routier, autour de la mission et du poste de l’exploitant. Sachant que l’exploitant routier est au centre de l’activité, c’est le cœur de métier. Il a un rôle central de chef d’orchestre de l’activité de transport. À son départ, surtout dans les entreprises de petite taille, c’est très compliqué de sécuriser cette compétence et ce savoir-faire propres au contexte de l’entreprise. Et comment faire pour les transférer ?

Valérie Castay

La fonction d’exploitant transport concerne  environ 60 000 salariés en France, et ces salariés sont le centre névralgique des entreprises de transport parce qu’ils assument des tâches qui sont extrêmement importantes (organisation des transports, gestion du parc, relation client, encadrement des conducteurs…). C’est une fonction qui présente un enjeu certain, en particulier pour les entreprises qui emploient moins de 50 salariés où  souvent il n’y a qu’un exploitant : tout le savoir-faire stratégique de l’entreprise repose sur cet exploitant unique qui a accumulé des connaissances qui restent dans sa seule tête.

La perspective de départ ou de fin de carrière de ce salarié est toujours une période sensible pour les entreprises de transport. Il y a un risque de perte d’informations stratégiques au moment de son départ, en particulier lors du départ en fin de carrière.

Il y a aussi des problématiques de santé qui peuvent se poser et qu’il faut pouvoir anticiper en essayant de répartir, dans l’organisation et le collectif de travail, cette compétence et ce savoir-faire.

Les dirigeants sont en demande d’une méthode pour animer ce transfert, et dans les TPE et PME, ils sont un peu démunis pour organiser cette transmission de compétences. Nous avons parfois vu des alternants qui se succèdent à l’exploitation, mais sans formalisation des procédures, la greffe ne prend pas, et les jeunes exploitants n’arrivent pas à reprendre les activités de leurs aînés avec autant d’efficacité.

Comment s’articule ce kit d’outils ?

Valérie Castay

TISSER, c’est avant tout une démarche proposée aux dirigeants pour organiser cette capitalisation et organisation des savoir-faire en quatre étapes. Tout d’abord sensibiliser les exploitants à la nécessité de déléguer, partager l’information et le savoir-faire, mais c’est aussi sensibiliser les dirigeants pour anticiper les départs.

Ensuite, permettre l’identification et l’expression par les exploitants de leurs savoir-faire stratégiques, et leur priorisation et hiérarchisation en vue de transférer les savoir-faire.  Également, donner des outils de capitalisation et de sauvegarde pour guider l’exploitant en poste dans une démarche de formalisation de sa pratique professionnelle.

Enfin, outiller une méthode pour transférer des savoir-faire à un bénéficiaire : c’est une étape qui se fait à deux : l’exploitant expérimenté et une nouvelle recrue ou une personne en interne qui monte en compétences.

Toutes ces phases peuvent être menées l’une après l’autre mais également de manière indépendante. Les entreprises peuvent choisir de ne se concentrer que sur une seule phase en fonction de leurs enjeux.

Carol Bokobza-Lussato

En effet, ces quatre phases ne sont pas à mener obligatoirement ! TISSER est conçu pour s’adapter  aux besoins identifiés par l’entreprise, en lien avec son activité et son contexte. Il est important de préciser que ces phases ne sont pas forcément liées ni consécutives.

Certaines entreprises n’identifieront que le besoin de formaliser les processus et les pratiques existants donc de travailler sur la phase de capitalisation des outils dans un premier temps. D’autres auront besoin d’effectuer un transfert en urgence d’une partie des compétences et s’orienteront vers la phase de l’expression du savoir-faire, indispensable au transfert sans que la phase de sensibilisation ne soit utile dans ce cas…

Les entreprises peuvent s’approprier les outils et les utiliser en interne en toute autonomie. Toutefois, la phase du transfert propose une démarche pédagogique outillée nécessitant la mise en place de modalités pédagogiques. Cette phase nécessite un véritable suivi et un accompagnement d’un conseiller, voire nécessite l’appui d’un organisme de formation.

Valérie Castay

En effet, il y a des outils qui peuvent être utilisés en toute autonomie par les entreprises et par tout type d’entreprises, et d’autres qui ne vont pouvoir être mis en œuvre que par des entreprises plus structurées qui possèdent un service de ressources humaines par exemple.

Nos outils sont constitués d’une trame qui permet à l’entreprise d’adapter l’outil à son besoin. Ce sont des outils qui nécessitent une prise en main par l’entreprise pour leur adapter à sa culture, son contexte et son environnement. Mais nous avons mis en place des conseils et des guides pour expliquer comment on construit un outil et comment on l’adapte dans une entreprise. Nous indiquons aussi quand il est conseillé de recourir à un accompagnement extérieur.

Dans ce cas, l’AFT peut aussi accompagner les entreprises pour les aider à mettre en place certains outils et certaines procédures, grâce à notre réseau de délégations régionales. Nos délégations sont à même d’informer et de conseiller les entreprises.

Vous êtes aujourd’hui dans une phase de déploiement du projet ? Quel a été le rôle du FSE ?

Valérie Castay

Les outils sont sur la plateforme en ligne depuis la fin d’année dernière. Avec le confinement le déploiement a été retardé, mais nous organisons des wébinaires les 18 novembre et le 17 février prochain pour communiquer sur le projet auprès des entreprises. Nous sommes en train de faire découvrir TISSER aux entreprises.

En parallèle, nous organisons également une réunion en novembre avec les organismes de formation de la branche (AFTRAL, PROMOTRANS), mais aussi des représentants du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de l’AFPA. En effet, les organismes de formation sont un autre vecteur de diffusion des outils de TISSER. Non pas parce qu’ils vont les utiliser directement pour former, mais pour permettre à un jeune qui est en stage ou à un alternant de performer plus vite à son arrivée dans l’entreprise.

Le FSE a vraiment eu un rôle de catalyseur. Nous n’aurions pas pu mener à bien ce projet sans l’aide du Fonds social européen. Ce co-financement nous a permis de travailler avec des consultants spécialisés sur la thématique de la transmission des savoir-faire et cela nous a permis à nous aussi de monter en compétence sur cette problématique. Le rôle du FSE a vraiment été décisif, cela nous a permis de développer les outils et de mettre en place ce portail en ligne gratuit.

Carol Bokobza-Lussato

La phase de transfert de Tisser fait écho notamment à l’AFEST (Action de formation en situation de travail) dont la mise en place est particulièrement adaptée à la finalité de Tisser. L’AFEST étant une action de formation dont l’encadrement est précisée dans la loi du 5 septembre 2018 (art. L6313-2 du Code du Travail). Ces dispositions sont détaillées par le décret du 28 décembre 2018 relatif aux actions de formation et aux modalités de conventionnement des actions de développement des compétences. Aussi, le développement d’accompagnements de ces dispositions est d’ores et déjà constaté.

Valérie Castay

Nous sommes en train d’élaborer une convention entre l’AFT et OPCO Mobilités pour que ces outils puissent être déployés encore plus largement et que les entreprises de transport puissent être accompagnées par les conseillers régionaux de l’OPCO Mobilités et les consultants RH qui travaillent avec les OPCO. C’est une phase importante de déploiement pour des accompagnements plus profonds et plus personnalisés.

Une problématique identifiée par les chefs d’entreprises

Valérie Jimenez – Présidente Directrice Générale du Groupe Jimenez

Nous avions déjà identifié cette problématique par le passé et nous avons d’ailleurs été à l’initiative du Contrat Génération il y a une dizaine d’années.

Un départ imprévu c’est synonyme de déstabilisation pour l’équipe et le service. Ainsi, nous avons mis en place des outils internes comme des rapports et des comptes-rendues pour pallier aux départs imprévus de formateurs et de responsables d’exploitation. Plus globalement, nous misons beaucoup sur l’humain. Sans l’humain avec un grand « H » c’est toute la structure qui est déstabilisée.

Nous attendons beaucoup des outils TISSER qui vont permettre d’améliorer nos processus et d’apprendre pour nous perfectionner. L’idée est de ne pas subir une situation de départ mais bien de l’anticiper pour mettre toutes les chances du côté de nos collaborateurs pour réussir.

Frank Behra – Directeur Général de TC Transports

Le gestionnaire de flux c’est le noyau dur de l’entreprise : il arrive à tisser des liens étroits avec ses conducteurs mais également avec ses clients. C’est une personne avec une certaine expérience, qui connaît bien ses outils, la région etc. Ce sont beaucoup de choses que l’on a du mal à matérialiser. Ces informations et connaissances en fonction du matériel, des hommes et de la clientèle, le gestionnaire de flux met du temps à les acquérir au sein de l’entreprise. Et dès qu’il est absent on se rend compte qu’il y a un savoir-faire qui n’est pas écrit ou matérialisé, et donc non transmis.

Nous avons besoin aujourd’hui, dans nos entreprises, d’une communication plus intense entre les collaborateurs. Nous avons travaillé avec l’AFT et mis en place des formations pour les formateurs et exploitants grâce à TISSER. L’objectif ? Faire monter nos salariés en compétence et développer les échanges et la communication.

Notre métier a considérablement évolué ces dernières années, après une pénurie de conducteurs, la réglementation a évolué, ainsi que les outils, et les clients sont toujours plus exigeants. C’est le rôle de l’exploitant de faire le lien entre ces éléments, et il est primordial de lui trouver des solutions. Nous avons besoin d’initiatives comme TISSER qui permettent d’ouvrir la discussion et la réflexion en interne.